Chọn vị trí đặt máy in trong văn phòng

Máy in là một trong các thiết bị thường thấy trong phòng làm việc của chúng ta, tuy rằng hiện tại kích thước của các loại máy in cũng đã được tối ưu khá nhiều, nhưng đặt thiết bị này ở địa làm sao sao cho đủ thích phù hợp với thẩm mỹ, vừa thuận tiện trong công đoạn sử dụng vẫn là một việc không hề dễ dàng. Dưới đây là 3 tiêu chí về vị trí lắp đặt một chiếc máy in sao cho hợp lý để bạn tham khảo.

Tổng quan về bố cục của một công sở

Trước hết, chúng ta nên nói chút ít về bố cục tiêu biểu của một văn phòng. Điều này cũng tương đối quan trọng vì một văn phòng thường sẽ được bố trí theo nhiều khu vực làm việc khác nhau. Mỗi khu vực sẽ được một kiểu bài trí riêng, mặc dù mọi thứ đều là phần nào trong và một hệ thống thiết lập chung của cả văn phòng.

Khu vực hoạt động chung

Đầu tiên, một công sở lớn thường sẽ được 1 khu vực hoạt động chung. Đây là không gian mà ở đó, đa số các hoạt động hàng ngày sẽ được diễn ra. Không gian này thường sẽ kể cả tiền sảnh, khu vực lễ tân và sảnh cho khách (nơi khách hàng và chuyên viên tương tác với nhau). Đây cũng chính là nơi các chuyên viên trong công sở tụ họp bàn công việc uống cà phê hoặc ăn trưa. Tóm lại, cuộc sống của văn phòng sẽ phát ra từ khu vực này.

Khu vực làm việc

Thứ hai là khu vực bị động hoặc khu vực làm việc thực tế. Đây là nơi nhân viên làm việc và chủ đạo chứa bàn làm việc, ghế ngồi cũng giống các trang thiết bị, máy móc phục vụ công việc. Yên tĩnh sẽ là một yếu tố được nghĩ trọng bậc nhất tại khu vực này. Ngoài ra, cách bố trí cũng phải hướng đến nhiều nhất hóa hữu hiệu nhân sự và thúc đẩy hiệu suất làm việc.

Khu dịch vụ

Thứ ba là khu dịch vụ. Đây là không gian cho các hoạt động dịch vụ, nơi đặt các thiết bị chung và cũng là khu vực di chuyển chung. Trong quá khứ, lúc mà các công nghệ giao tiếp không dây chưa có và phát triển, khu vực dịch vụ thường là nơi lộn xộn nhất của một văn phòng. Tất cả chuyên viên thường có xu hướng ở đây bất kể khi nào để in ấn, để bố trí và truy xuất các tư liệu cần thiết.

Các yếu tố trong việc chọn địa thế đặt máy in

Giờ đây, lúc mà các giao thức truyền thông mới được dẫn vào sử dụng hằng ngày, nhiều khu vực làm việc đã hết những ranh giới khác biệt rõ rệt và cùng theo đó tầm quan trọng cũng từng bị giảm đi. “Tính di động” của các chuyên viên công sở đã được giảm xuống mức tối thiểu, vì phần lớn họ sử dụng các kết nối không dây để liên lạc và giao tiếp cho thuận tiện. Họ chỉ đứng dậy khi bắt buộc, ví dụ như đi in tư liệu chẳng hạn. Do vậy, địa thế đặt các thiết bị trong văn phòng cũng từ đó mà thay đổi.

Tính thẩm mỹ và sự yên tĩnh: Chắc chắn sẽ chẳng ai muốn một cái máy in to cồng kềnh được đặt ngay góc đẹp nhất của gian phòng thay vì là một chậu cây đẹp hoặc một đồ vật trang hoàng nào đó. Trong không gian công sở có biết bao trang thiết bị không trùng lặp như bàn làm việc, bàn tiếp khách, bồn cây cảnh, tủ hồ sơ… Vì thế chọn được một địa thế hợp lý cho máy in sẽ đem đến sự hài hòa về mặt thẩm mỹ cho công sở của bạn. Ngoài ra, vì máy in cùng một số thiết bị văn phòng khác thường nằm ở phía trong khu vực dịch vụ của một văn phòng, do đó, địa thế của nó cũng sẽ ảnh hưởng đến thiết kế của trần và tường. Tại sao lại nói như vậy? Lý do là máy in cỡ lớn và các thiết bị công sở khác có thể tạo nên rất nhiều tiếng ồn. Để duy trì một môi trường lý tưởng, sàn, tường và trần cần được xử lý triệt tiêu bắt âm thanh nhằm hạn chế bớt bất kỳ tiếng ồn nào được tạo ra.

Tính thẩm mỹ và sự yên tĩnh

Thuật tiện cho chuyện di chuyển của nhân viên: Đây là một trong các nhân tố chính luôn phải quan tâm trong việc quy hoạch một công sở sao cho hợp lý. Máy in trung tâm cần phải được đặt tại ở một địa điểm vực mà mọi thứ các chuyên viên đều có thể dễ dàng tiếp cận và sử dụng. Nói cách khác, tính toán được nơi đặt cho máy in sẽ giúp chuyên viên cảm thấy tiện dung hơn lúc đi lại in ấn tài liệu. Nên đặt nó ở vị trí không vượt quá gần với bàn làm việc vì sẽ gây vướng, nhưng cũng đừng quá xa sẽ làm bạn mất thời gian đi lại. Hãy căn cứ vào diện tích và cách sắp xếp nội thất phòng để cũng đều có thể tìm được nơi để máy tốt nhất.

Thuật tiện cho việc di chuyển của nhân viên

Giảm thiểu ảnh hưởng đến sức khỏe: Có thể bạn chưa biết nhưng đã có không ít những cảnh báo của các nhà khoa học về việc đều đều tiếp xúc, sử dụng máy in, máy photo, sẽ được tai hại gần tương tự như bạn hút thuốc lá một cách thụ động. Cụ thể các hạt ozone nhỏ phát ra từ những thiết bị này sẽ gây kích ứng cho những cơ quan như mắt, mũi, phổi, đồng thời gây lão hóa tế bào da cũng giống đau nhức đầu nếu tiếp xúc liên tục trong thời gian dài. Để giảm thiểu các nguy cơ về sức khỏe từ máy in, cần máy in được đặt ở vô số khu vực thoáng khí, thông gió tốt, giảm hàm lượng khí độc phát ra từ máy in. Ngoài ra, nếu có điều kiện, bạn nên đặt máy in tại các nơi gần cửa sổ hoặc hành lang văn phòng, cách xa người dùng tối thiểu 3m, và lưu ý là lúc không được dùng thì nên rút nguồn điện.

Giảm thiểu ảnh hưởng đến sức khỏe

Trên này là cách bố trí máy in hợp lý trong 1 trong một không gian văn phòng. Hãy coi xét thật kỹ lưỡng các yếu tố để chọn được địa thế đặt chiếc máy in sao cho khoa học và hiệu quả nhất!

Xem thêm:

  • Cách chia sẻ máy in qua mạng Lan
  • Cách khắc phục lỗi Windows không kết nối với máy in
  • Hướng dẫn cách kiểm tra và cài đặt địa điểm IP cho máy in
  • Cách in tư liệu trực tiếp từ smartphone hoặc tablet

Sưu Tầm: Internet – Tạp chí công nghệ: TopVn

Bài Viết Liên Quan


Bài Viết Khác