Một số tính năng hữu ích nhưng ít được biết đến trong Word, PowerPoint và Excel

Napmucmayintannoi.info có bài Một số tính năng có ích nhưng ít được biết tới trong Word, PowerPoint và Excel

Ẩn chứa trong bộ Microsoft Office là những tính năng có ích mà có lẽ ít nhiều người dùng vẫn không biết tới và khai thác triệt để. Do đó, trong bài viết này TCN sẽ tổng hợp lại một số tính năng có ích nhưng ít được biết tới trong ba ứng dụng Word, PowerPoint và Excel để bạn đọc tham khảo và khai thác trong qui trình sử dụng nhé!
Một số tính năng hữu ích nhưng ít được biết đến trong Word, PowerPoint và Excel

I. Word

1. 'Hô biến' văn bản thành tập tin PDF

Với Microsoft Word, bạn cũng cũng có thể lưu văn bản dưới định dạng file PDF. Các bước cụ thể:

  • Mở / soạn thảo văn bản muốn xuất ra file có định dạng PDF.
  • Nhấn chọn File .

  • Click Export .
  • Click C reate PDF/XPS .
  • Ở cửa sổ hiện lên ngay sau đó, bạn cũng có thể chọn nơi lưu cũng giống đặt tên cho tập tin PDF.
  • Click Publish để tiến hành xuất file PDF

2. Chỉnh sửa văn bản trong tập tin PDF ngay trên Word

Không chỉ có khả năng tạo tập tin PDF, Microsoft Word cũng là một phần mềm mạnh mẽ với khả năng giúp độc giả và chỉnh sửa tập tin PDF rồi xuất ra tập tin có định hình doc/docx rất dễ dàng. Các bước cụ thể:

  • Mở ứng dụng Microsoft Word.
  • Click chọn Open Other Documents và nhấn đúp chuột vào file PDF bạn cần chỉnh sửa.
  • Click OK .
  • Chỉnh sửa nội dung trên tập tin PDF như các văn bản bình thường khác.
  • Sau khi chỉnh sửa hoàn tất, bấm vào nút Save (có ký hiệu là một chiếc đĩa vuông) ở góc trên cùng bên trái cửa sổ phần mềm.
  • Tại bảng hiện lên, bạn cũng có thể có thể tuỳ ý chọn địa thế lưu, tên và định dạng tập tin mới (doc, docx,…)
  • Click Save để hoàn tất lưu trữ.

II. PowerPoint

1. PowerPoint laser pointer

Đối với nhiều người dùng, bút laser có lẽ là một trợ thủ đắc lực, không thể thiếu xuyên suốt trong qui trình thuyết giảng với PowerPoint. Tuy nhiên, nếu vào một ngày không đẹp trời bạn để quên mất cây bút laser bên trong nhà hoặc nó bỗng lăn đùng ra hỏng/hết pin thì tính năng PowerPoint laser pointer sẽ là một phúc tinh tuyệt vời. Để sử dụng, các bạn làm theo những bước dưới đây nhé:

  • Mở ứng dụng PowerPoint
  • Click chọn Open Other Presentation .
  • Và chọn mở bài thuyết trình của bạn.
  • Nhấn chọn nút Slide Show (biểu tượng là một màn chiếu, nằm ở góc dưới cùng bên phải của cửa sổ ứng dụng) để bắt đầu trình chiếu).
  • Nhấn giữ phím Ctrl .
  • Nhấn và giữ chuột trái.

Giờ đây con trỏ chuột của bạn đã trở thành một dấu chấm đỏ chẳng khác gì cây bút laser.

2. Tạo hiệu ứng động thủ công

Bên cạnh sử dụng các hiệu ứng động được cung cấp sẵn bởi Microsoft, hãng cũng chuẩn bị sẵn cho ứng dụng một công cụ giúp người sử dụng có thể tuỳ ý sáng tạo ra những hiệu ứng động riêng theo trí mường tượng của mình. Tính năng này lệ thuộc lớn số 1 vào sự sáng tạo của bạn, do đó dưới này mình chỉ nêu lên một phép thí dụ đơn giản thôi nhé:

  • Mở phần mềm PowerPoint
  • Click đúp chuột vào một mẫu công chiếu
  • Click Insert .
  • Click Shapes .
  • Click vào một vật gì đó (ở đây mình lấy tỉ dụ là hình ngôi sao).
  • Click giữ và rê con chuột để thực hành được ngôi sao
  • Click chuột phải chọn trang trình chiếu đó ở thanh quản lý các trang trình chiếu (bên trái cửa sổ) và nhấn chọn Duplicate Slide.
  • Nhấn chọn và kéo ngôi sao đó ra một địa thế khác.
  • Nhấn giữ phím Shift và click chọn vào trang trình chiếu trước đó ở vùng quản lý trang trình chiếu.
  • Click chọn Transitions .
  • Click chọn hiệu ứng Morph .

Trên chỉ là ví dụ mẫu để biết ra cách tạo nó mà thôi. Còn lại sáng tạo như làm sao thì đó là phần việc của chính bạn nhé!

III. Excel

1. Tiết kiệm thời gian nhờ tính năng Flash Fill

Flash Fill là một tính năng sáng dạ được tích hợp sẵn trong Microsoft Excel. Với tính năng giúp người sử dụng tự điền các giá trị, đây là một công cụ tối ưu, có thể giúp người dùng rút gọn tương đối thời gian, nhất là khi làm việc với những bảng tính phức tạp.

Tuy vậy, độc giả nên nhớ rằng tính năng này chỉ khả dụng với ngôn ngữ là tiếng Anh. Trong thí dụ dưới đây, nó sẽ tự nhận diện ra FIRST (ám chỉ First Name – tên đầu) của một người dựa theo cột NAME (tên đầy đủ) ở bên trái nó. Với thực tiễn ở Việt Nam, bạn tận gốc có thể làm một bảng bằng tiếng Anh trước, sau khi sử dụng Flash Fill thì chỉ việc modify lại tên của các cột là xong!

Cụ thể các bước:

  • Mở phần mềm Excel và chọn mở bảng tính bạn cần dùng Flash Fill
  • Gõ một giá trị mẫu vào (ví dụ dưới này là gõ 'Cale' vào ô B2 vì đó là First name của Cale Hun) và nhấn Enter.
  • Nhấn Ctrl + E và Excel sẽ tự điền thông tin của những người còn lại.

Nếu sau khi thi hành bước 3 mà Excel vẫn không tự động điền vào, bạn hãy thử điền mẫu thêm tiếp giá trị cột/hàng kế đến rồi thử nhấn lại Ctrl + E, lặp đi tái diễn cho đến khi máy nhận thấy thì thôi nhé. Tính năng này nó khá sáng dạ nhưng nhiều khi phải mất đến tầm 3, 4 ví dụ mới hoạt động cơ!

2. Tạo biểu đồ tự động

Microsoft cũng chuẩn bị sẵn cho Excel tính năng tự tạo biểu đồ thông minh với một bảng dữ liệu cho sẵn, nhờ vậy người sử dụng cũng đều có thể 'hô biến' bảng số liệu thành một biểu đồ có độ trực quan, chính xác chỉ với vài bước sau đây:

  • Mở bảng tính Excel bạn mong muốn biến thành biểu đồ

  • Bôi đen bảng bạn muốn hình thành biểu đồ
  • Nhấn F11 (hoặc Fn + F11 , tuỳ thuộc vào thiết bị của bạn)

Ngay sau đó, một chart mới sẽ được hiện ra đi đôi với sheet chứa dữ liệu bảng số trước đó.

Trên là một số thủ thuật với ba phần mềm thông dụng trong bộ Microsoft Office – Word, PowerPoint và Excel. Hy vọng những mẹo nhỏ trên có thể giúp các bạn sử dụng bộ phần mềm này tối ưu và thuận lợi hơn!

Đạtt Chu / Techrum.vn

Tham khảo Windows Central

Đơn vị viết bài: nạp mực máy in tận nơi TopVn

Bài Viết Liên Quan


Bài Viết Khác